Como é de conhecimento geral, desde janeiro de 2025 o eSocial substituiu de forma definitiva a DIRF, e, a partir de março de 2025, seus layouts passaram a contemplar os campos necessários para o registro de valores pagos em processos trabalhistas, incluindo a retenção de tributos e dados para declaração do Imposto de Renda – tudo isso no exato momento do fato gerador.
A mudança tornou obrigatório o lançamento completo e tempestivo de decisões judiciais ou acordos que envolvam verbas trabalhistas, de modo a garantir que as informações sejam corretamente transmitidas à Receita Federal, INSS, Caixa Econômica e demais órgãos envolvidos.
Entretanto, temos identificado que muitas empresas ainda não se adequaram totalmente a essa nova sistemática, deixando de realizar os registros de forma correta ou no prazo legal. Essa omissão pode acarretar riscos significativos, como:
- Multas por descumprimento de obrigações acessórias;
- Inconsistências nos dados do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
- Dificuldades na declaração de IRPF por parte dos trabalhadores;
- Autuações por parte da Receita Federal ou do MTE, especialmente em auditorias com cruzamento de dados.
Inclusive, o próprio Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da plataforma do DET (Domicílio Eletrônico Trabalhista), já iniciou solicitações formais de extratos de lançamentos no eSocial, com o objetivo de verificar se os recolhimentos e informações prestadas estão sendo devidamente apurados e repassados aos entes competentes (INSS, Receita Federal, Caixa Econômica e Fundos de Terceiros).
Como funciona na prática?
Com a extinção da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), os sistemas da Receita Federal passaram a se apoiar exclusivamente nas informações prestadas via eSocial e EFD-Reinf para fins de apuração e cruzamento de dados fiscais e previdenciários.
A partir dessa substituição, tornou-se obrigatória a prestação das seguintes informações no momento da homologação ou cumprimento de decisões trabalhistas:
- Montantes pagos em decorrência de ações judiciais (sentenças ou acordos);
- Classificação jurídica das verbas (remuneratórias, indenizatórias, isentas ou tributáveis);
- Tributos incidentes: IRRF, INSS, FGTS e contribuições sociais;
- Data de exigibilidade e forma de pagamento dos valores.
A omissão ou o preenchimento incorreto dessas obrigações acessórias pode ensejar responsabilização fiscal e trabalhista.
Por que é indispensável lançar corretamente?
O correto lançamento das informações relativas a processos trabalhistas no eSocial é fundamental para:
- Assegurar a apuração precisa e o recolhimento adequado dos tributos devidos;
- Permitir a emissão do informe de rendimentos do trabalhador exclusivamente por meio do eSocial, dispensando a DIRF;
- Evitar autuações fiscais decorrentes de omissões, duplicidades ou inconsistências de dados;
- Mitigar riscos de passivos tributários e exposições em procedimentos de fiscalização;
- Proteger a empresa e o trabalhador diante do cruzamento automático de informações pela Receita Federal, MTE e outros órgãos públicos.
O não cumprimento dessas exigências pode, inclusive, comprometer a regularidade das declarações de IRPF dos ex-colaboradores e gerar questionamentos sobre a base de cálculo dos tributos retidos.
Por essa razão, recomendamos fortemente a auditoria de todos os lançamentos realizados desde janeiro de 2025, sobretudo diante da nova atualização do Manual do eSocial, publicada em julho de 2025, que trouxe ajustes relevantes nas regras de preenchimento, incluindo:
- Inclusão de novos campos obrigatórios para detalhamento das verbas trabalhistas;
- Diretrizes mais claras sobre extemporaneidade, com penalidades previstas para informações prestadas fora do prazo;
- Orientações específicas sobre lançamentos pós-trânsito em julgado, com reflexos diretos na apuração tributária.
Nesse cenário, é essencial que as empresas adotem uma postura ativa de conformidade, por meio de:
- Revisão criteriosa de sentenças e acordos com repercussão financeira;
- Apoio técnico no enquadramento correto das rubricas e tributos incidentes;
- Estruturação de fluxo interno eficiente entre os setores jurídico, RH e contábil, assegurando a integridade e tempestividade dos lançamentos;
- Regularização de eventuais processos antigos ainda não reportados, antes que gerem impactos fiscais negativos.
Para mais informações, adequações práticas ou agendamento de auditorias e consultoria personalizada, nossa equipe está à disposição para apoiá-los.
Ana Carolina Ribeiro M. Scandiuzzi
Sócia da Chohfi Sociedade de Advogados
